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  • Salesforceでボランティア・寄付者の
    情報管理業務のデジタル化を実現。
    Google機能との連携で更にDX推進へ。

    認定NPO法人Homedoor様のSalesforce導入事例

    「ホームレス状態を生み出さない日本の社会構造をつくる」を理念として掲げ
    大阪府で、生活困窮者・ホームレス状態の方への生活支援・就労支援の活動をされている認定NPO法人Homedoor様。個室型宿泊施設や生活応援施設、無料食堂の運営など様々な支援を提供されています。

    Homedoor様は、Salesforce社が行っているプロボノ支援(無償提供して社会貢献するボランティア活動全般)対象として、ロジカル・アーツのSalesforce事業立ち上げのキッカケとなり、構築を行わせていただきました。

    Web-to-Leadの活用から始まり、ROBOT PAYMENT連携による領収書発行の工数削減、Gmailとの連携の構築を進め、情報管理システムの基盤作りとボランティアの方をはじめ各所とのスムーズな連携を実現しています。

     

     

    Salesforce導入のキッカケ

    HomedoorではSalesforceを活用して、寄付者の情報の管理、ボランティアの方の情報管理を行っています。
    また、公式サイトからメールのお問い合わせを受けた際に、Web-to-Leadでメールが蓄積されていく仕組みを利用して、必要に応じて自動返信メールも送信しています。
    約7年前に、元々Salesforceの担当の方から構築のお話をいただいていたことから始まり、ロジカル・アーツさんをご紹介していただきました。

    当初は、ボランティアの方の情報だけがどんどんデータとして蓄積されていく状態でした。

    構築前は、ボランティアの方が参加を希望される該当のボランティアの内容に対して、一人ひとり希望日に参加依頼メールを返信していました。
    全員分確認した上で一人ひとりに対して返信する手間が掛かりますし、確認漏れのリスクも発生します。
    そこで、月ごとのスケジュールをボランティアの方にお送りして、参加希望曜日にボランティアの方にチェックを入れてもらうことで自動的に参加が確定する仕組みを作りたいというお話をロジカル・アーツさんにさせていただきました。
    その仕組みを構築していただいた事がSalesforce導入の最初のキッカケになります。

     

    抱えていた課題・導入までの背景

    Homedoorは「ホームレス状態を生み出さない日本の社会構造づくり」を目指して、当時はホームレス状態の方の相談支援事業を開始して間もない時期でした。
    新規事業を開始したばかりで事務作業に注力することができない反面、ボランティアの方の登録数は一定数あり、参加したいというニーズがある中で、なかなか一人ひとりに丁寧な対応を行うことが難しくどのような対応を取るべきか悩んでいた時期に、ロジカル・アーツさんからメール配信オペレーションとしての仕組みを提案していただきました。

    Salesforce上のボランティア一覧からメール配信したいボランティアの方をチェックボックスで選択し、送信相手として想定されるボランティア個人の選択リストが表示された上で、送信内容も確認できる仕組みです。
    この仕組みがあれば、チェックボックスにチェックを入れることで自動的にボランティアの方にもメールが配信されます。更にGoogleカレンダーにも反映できる仕組みの構築もしていただきました。

    ボランティアの仕組みを構築していただいた後には、新たな課題も発生しました。
    Homedoorは、50,000以上あるNPO法人の中で2%だけが認定される公益性が高い所轄庁に認められた認定NPO法人です。認定NPO法人は、寄付金控除を受けることが可能です。
    控除を受けるためには、適切な領収書発行が必要になります。従来は、手書きの領収書で対応を行っていましたが、寄付金控除のために早急に構築を進める必要がありました。
    寄付者への領収書を発行できるシステムの構築を依頼させていただき、寄付者の情報をROBOT PAYMENT(ロボットペイメント)からCSVでデータを流し込み、Salesforce上で1年に1回個々の領収書を発行できる仕組み(Salesforceの寄付金情報とROBOT PAYMENTでの決済情報の連携開発)を構築していただきました。


     

    Salesforceの導入効果

    メール配信オペレーションの仕組みの導入により、メール返信に掛かっていた手間も軽減でき、何よりボランティアの方にとってもチェックボックスにチェックを入れていただくだけの簡易的な操作で対応していただけるようになったため、導入できて良かったと思います。

    領収書発行の仕組みの構築においては、当時で100件~200件ほどの寄付の領収書を発行していましたが、ボタンクリックで行えるようになり、スムーズに発行することが可能になりました。
    従来、個々に対して一つずつ手書きで行っていたことと比較して、効率化を図ることができ、体裁が整った領収書が発行できるようになったため工数削減を実感しています。

    現在、新たな要望として、Gmailに届いた寄付者情報をGoogleスプレッドシートに連携し、スプレッドシートの情報を基にSalesforceのデータを作成する構築を行っていただいています。

    Gmailに実際送られてくるメールの内容を転記し、Googleスプレッドシート上で編集したデータをSalesforce上のデータに反映させることが可能になります。
    Gmailとの連携で、Salesforceの運用業務を更に効率化できることを期待しています。

     

    Salesforce導入後の体験(感想)と
    ロジカル・アーツへの期待

    認定NPO法人Homedoor
    理事兼事務局長 担当 松本様

    しっかりとした基盤の仕組み作りを行っていただいたことで、リアルタイムに情報が共有され、不備がなくなり、相談者の方・寄付者の方・ボランティアの方に対して迅速且つきちんとレスポンスができるようになりました。

    Homedoorに関わってくださっている方との信頼関係の構築に繋がりますし、Homedoorが認定NPO法人としてしっかり活動していく礎になっていると思います。

    DX化が不可欠な中、Salesforce導入は強力な武器になりますし、ロジカル・アーツさんにこのように様々な取り組みでDX化推進にご協力いただき本当に感謝しております。

    また、定期的に要望ヒアリングの機会を設けてくださるので、そのような現状の課題を洗い出す機会を持つことにより、内部でも課題が明確になったり新たに実現したいことが浮き彫りになり、DX化の推進や業務の効率化に繋がっていくと思います。
    プロボノ支援の一環として無償で快く対応してくださる懐の深さに本当に有り難く思っています。今後もより良いシステムになるよう引き続きご提案も期待しています。

     

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